Servicios y soluciones

Cómo trabajamos

Los 7 pasos hacia el éxito: de la reflexión a la acción

Sumamos experiencia y profesionalidad para que su congreso sea exitoso

Gráfico Pasos
paso 1

Escucha activa

Nos reunimos con usted e identificamos sus necesidades.

paso 2

Elaboración de la propuesta

Estudio pormenorizado de su congreso.

paso 3

Reunión y puesta en común

Análisis conjunto del estudio y acuerdo.

paso 4

Puesta en marcha

Inicio de las gestiones para la organización.

paso 5

Desarrollo y promoción

Planificación y ejecución del plan de acción.

paso 6

Congreso

Logística in situ.

paso 7

Conclusiones y retroalimentación

Análisis de su experiencia.

Servicios y soluciones

Planificación, desarrollo y control presupuestario
planificación

1. Planificación, desarrollo y control presupuestario

Realizamos un detallado análisis financiero de su congreso

  • Estudio de viabilidad
  • Facturación y cobro de ingresos
  • Gestión y control de gastos
  • Seguimiento presupuestario, liquidación y cierre contable del congreso
  • Balance final y entrega de memoria económica
Secretaría técnica

2. Elección de sede

La elección de la sede es esencial para el buen desarrollo de su congreso

Bco Congresos cuenta con una amplia oferta de sedes para congresos en más de
150 destinos.
Nuestro equipo de profesionales pone a su disposición su gran experiencia en negociación con sedes para conseguirle las condiciones económicas más ventajosas para su congreso.

3. Secretaría técnica

Para nosotros cada asistente merece un tratamiento VIP y por eso cuidamos hasta el más mínimo detalle

Gestionamos el cobro de los asistentes, la correspondencia con los asistentes y la elaboración de estadísticas de participación con nuestro avanzado sistema de
inscripciones on-line.

Secretaría científica

4. Secretaría científica

Contar con un programa de alto nivel científico y que esté bien estructurado es clave para maximizar la asistencia a su congreso
Bco Congresos trabajará estrechamente con el comité científico en el desarrollo y la creación del programa científico así como en la atención a los ponentes:

  • Envío a los autores de las normas de presentación
  • Estructura, planificación y coordinación de las sesiones orales y posters
  • Comunicación con los autores
  • Correspondencia y atención a ponentes, comités e invitados

Le gestionamos on-line los abstracts de su congreso para que pueda centrarse exclusivamente en la calidad de sus contenidos

  • Diseño y creación del formulario de abstracts
  • Gestión de resúmenes científicos
  • Recepción y clasificación
  • Coordinación del proceso de evaluación de los abstracts recibidos
  • Edición del libro de abstracts y ponencias
Secretaría de exposición comercial y patrocinio

5. Secretaría de exposición comercial y patrocinio

Trabajamos para que todos ganemos
La tarea de la secretaría de exposición comercial comienza con la creación de una base de datos de potenciales expositores y la contratación del espacio necesario en la sede elegida.

A continuación elaboramos el plano con la distribución de los stands, calculamos el precio de éstos y creamos un dosier promocional.

Tras vender los espacios, nos ocupamos de coordinar y supervisar el montaje de los stands in situ, ofreciendo asistencia a los expositores para la contratación de los servicios adicionales que puedan necesitar.Durante todo el proceso, gestionamos la facturación y hacemos el seguimiento de los cobros.

6. Marketing y comunicación

Somos especialistas en marketing y comunicación 360º

Le asesoraremos en el diseño, producción y distribución de información relevante de su congreso con el objetivo de aumentar los beneficios y aportar la notoriedad que ayude a incrementar el número de patrocinadores, expositores y asistentes.

Para conseguir dicho objetivo haremos uso, entre otros, de las siguientes herramientas y servicios:

  • Web del congreso
  • App del congreso
  • Promoción en ediciones anteriores de su congreso
  • Newsletters
  • Whatsapp mailing
  • Redes sociales 24/7
  • Notas de prensa en medios especializados

7. Diseño web e impresión

El diseño gráfico no es lo que ves, sino lo que debes hacer para que otras personas lo vean

Realizamos el diseño de la imagen del congreso y lo plasmamos en material impreso y digital para su promoción: programas, anuncios, folletos y newsletters entre otros.

8. Coordinación de servicios en destino

Confianza demostrada

Para poder coordinar toda la logística de un congreso es fundamental tener un gran conocimiento del destino, además de tener una excelente relación con los proveedores locales.

La red de 700 oficinas de la división minorista del Grupo Barceló en 4 continentes nos permite ofrecerle el mejor servicio en el destino que elija con una excelente relación calidad-precio.

Bco Congresos gestionará todos los servicios necesarios para su congreso. Entre nuestros proveedores se encuentran: hoteles, caterings, medios audiovisuales, agencias de azafatas y empresas.

Gestión de alojamiento

9. Gestión de alojamiento

Nuestro exclusivo motor de búsqueda y reserva de hoteles ofrece a los asistentes el mejor precio garantizado

Tras identificar los hoteles próximos a la sede elegida para su congreso, seleccionaremos y bloquearemos las habitaciones necesarias para su congreso, ofreciendo los siguientes servicios a todos los asistentes:

  • Recepción y control de reservas hoteleras
  • La mejor oferta en hoteles, apartamentos y residencias universitarias
  • Una gestión 100% on-line
  • Un portal especial para grupos que facilita el manejo de las reservas
  • Instalación de un mostrador de atención a los asistentes en los hoteles del congreso si se requiere

 

Le garantizamos en todo momento una óptima relación calidad-precio que se ajuste al perfil de todos los asistentes de su congreso.

Programa social

10. Programa social

Originalidad y calidad, las claves para el éxito de las actividades que se desarrollen durante el congreso

Cócteles de bienvenida, almuerzos, cenas de gala, programa de acompañantes, asistencia a personalidades o ponentes y actividades complementarias son partes imprescindibles en la planificación y organización de un congreso.

Gracias a nuestra amplia cartera de proveedores le presentaremos una gran variedad de opciones para el programa social de su congreso.

Soluciones tecnológicas

11. Soluciones tecnológicas

La tecnología no es una opción, es la opción

Aplicando la tecnología más avanzada dentro de su congreso, conseguirá que los asistentes vivan una experiencia única.

Bco Congresos le propone algunas alternativas innovadoras que harán de su congreso un gran éxito:

  • Ponencias sorprendentes con pantallas infinitas
  • Realidad virtual
  • Control de asistentes a través de sistemas RFID de última generación
  • Hologramas como una alternativa innovadora y creativa que ofrece a los patrocinadores mayor visibilidad
  • Potencie la interacción entre asistentes y ponentes a través del
    “Social Media Wall”
  • Abstracts en paneles interactivos
  • Gasa holográfica a medida para salas plenarias
  • Análisis Big Data para mejorar la experiencia de los asistentes y expositores
Gestión de viajes

12. Gestión de viajes

Gestionamos los viajes de los asistentes y ponentes de su congreso

Tanto a nivel local, como global, nuestros métodos y procesos aseguran el más alto nivel de servicio en la gestión y asistencia para los viajes de nuestros clientes.

La gestión de viajes incluye entre otros los siguientes servicios:

  • Reserva de billetes aéreos o de cualquier otro medio de transporte
  • Recopilación de los horarios de llegada y salida de los asistentes para planificar posteriormente los traslados
  • Negociación de acuerdos especiales con compañías aéreas y para conseguir billetes con descuento para los asistentes al congreso
Otros servicios de valor añadido

Otros servicios de valor añadido

Hablamos su idioma, entendemos sus necesidades

La profesión del OPC está en constante proceso de evolución y cambio al igual que las necesidades y requerimientos de nuestros clientes, enfocados en una mutua cooperación durante la gestión de su congreso. Hoy en día, contratar los servicios de un OPC ya no está limitado tan solo a cuestiones de organización y logística. Además de la planificación y la gestión eficaz de su congreso, usted busca la orientación, asesoramiento y consultoría en muchas otras áreas más allá de la organización y la logística. En otras palabras, el OPC se enfrenta al reto de proporcionar un valor añadido. Por ello Bco Congresos le ofrece además los siguientes servicios:

Planificación estratégica de candidaturas

Gestión y consultoría para sociedades científicas

Asesoría estratégica en desarrollo y comercialización de patrocinios

Formación